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Notice du module Hôtel (DoliHotel)

Guide d'utilisation non technique : à quoi sert le module, comment l'utiliser au quotidien et comment il s'articule avec Dolibarr.

Cockpit temps réelArrivées, départs, chambres libres, ménage, taxe à reverser

Plan par étageUn plan téléversable par niveau, chambres positionnées et statuts

Métier hôtelierPlans tarifaires, formules de pension, séminaires

Facturation nativeDevis, acompte, solde et Factur-X

1. Presentation du module

DoliHotel transforme Dolibarr en logiciel de gestion hôtelière complet pour hôtels indépendants, résidences de tourisme, apparthôtels et maisons d'hôtes. Tout ce qui se facture — nuitées, pensions, options, salles de séminaire, services — reste un produit ou un service natif de Dolibarr : il n'y a ni passerelle à surveiller, ni double saisie.

Un menu dédié « Hôtel » regroupant les réservations, le terrain (ménage, incidents, interventions, compteurs, personnel), les séminaires, les loisirs et le paramétrage.
Un tableau de bord dont chaque chiffre est cliquable : arrivées et départs du jour, clients en séjour, chambres libres et à nettoyer, incidents, échéances de conformité, taxe à reverser.
Un tunnel public de réservation optionnel, que vos clients utilisent sans compte Dolibarr.
Cinq langues (français, anglais, allemand, espagnol, italien) et aucun texte figé dans le code.

2. Le tableau de bord

L'écran d'accueil du module, pensé pour la réception.

Les compteurs du haut donnent l'état du jour : arrivées, départs, clients en séjour cette nuit, chambres libres sur le total, réservations à confirmer, chambres à nettoyer, tâches de ménage, incidents ouverts et taxe de séjour à reverser.
Chaque compteur est un lien : cliquer sur « À nettoyer » ouvre la liste du ménage filtrée, cliquer sur « Arrivées » ouvre l'écran des arrivées du jour.
Deux tableaux complètent la vue : les prochaines arrivées avec leur chambre, et l'occupation du jour par statut avec le taux d'occupation.

3. Réserver au comptoir et en ligne

Le moteur de réservation en trois étapes.

Comptoir : on saisit les dates, le type de chambre et la composition (adultes, enfants, bébés), puis la recherche n'affiche que les chambres réellement libres ; un contrôle anti-double-réservation écarte tout chevauchement.
Le prix se calcule en direct avec les options, la formule de pension et le plan tarifaire retenus ; un verrou temporaire protège la disponibilité pendant la saisie.
En ligne : le tunnel public présente les chambres avec leurs photos et leurs équipements, vérifie l'identité par un code à usage unique en double consentement, et crée la fiche client à la validation.
Deux bornes protègent le tunnel : durée maximale de séjour et anticipation maximale, toutes deux paramétrables.

4. Le plan des étages

La représentation de l'établissement, niveau par niveau.

Vous téléversez une image de plan par étage depuis la configuration, puis vous positionnez chaque chambre dessus avec l'éditeur intégré.
La barre d'étages fait passer d'un niveau à l'autre ; chaque chambre porte son statut à la date consultée : libre, en option, occupée, bloquée, à nettoyer.
Une infobulle donne le type de chambre, la literie, les équipements et le séjour en cours. Les espaces communs apparaissent sur le même plan.
L'affichage est entièrement local, sans appel à un service extérieur.

5. Chambres, types, literie et équipements

Décrire ce que vous vendez.

Les types de chambre (simple, double, twin, familiale, suite…) portent le tarif, la capacité et la catégorie de taxe de séjour.
La literie se décrit lit par lit : douze types avec leurs dimensions, du lit simple au très grand lit, canapé-lit, lits superposés, lit d'appoint, lit bébé. Le couchage total se calcule tout seul.
Un catalogue de 51 équipements répartis en 7 groupes (vue, salle de bains, télévision, boissons, confort…) décrit chaque type.
Les photos de chambre se téléversent sur la fiche du type et alimentent la galerie, l'infobulle du plan et le tunnel public.

6. Tarifs, saisons et plans tarifaires

Le prix d'une nuit, et ses déclinaisons commerciales.

Le tarif de base se saisit directement sur la fiche du type de chambre ; les saisons et la grille tarifaire le surchargent sur leurs périodes.
Les prix se saisissent et s'affichent en TTC, tout en restant stockés hors taxes comme l'exige la comptabilité.
Les plans tarifaires dérivent du tarif de référence : flexible, non remboursable, séjour long, réservation anticipée, tarif distributeur avec sa commission indiquée sur le devis.
Chaque plan porte ses conditions d'éligibilité (durée minimale, anticipation, canal) ; un plan non éligible est refusé avec son motif, au comptoir comme en ligne.

7. Les formules de pension

Du petit-déjeuner au tout compris.

Cinq formules sont fournies : chambre seule, petit-déjeuner, demi-pension, pension complète, tout compris.
La pension se facture par personne payante et par nuit, avec un tarif réduit pour les enfants exprimé en pourcentage.
Quand la formule comprend des boissons alcoolisées, leur part est isolée sur une ligne distincte au taux de 20 %, le reste suivant le taux de la restauration.
La pension est exclue de l'assiette de la taxe de séjour, conformément à la réglementation.

8. Séminaires et salles de réunion

Vendre autre chose que des nuitées.

Chaque salle porte sept configurations de jauge (théâtre, classe, U, cocktail…) et douze équipements.
Elle se loue à l'heure, à la demi-journée ou à la journée, ou en forfait journée d'étude facturé par participant, avec une ventilation automatique entre la salle et la restauration.
Les réservations se posent sur un planning hebdomadaire ; un contrôle interdit deux réservations sur le même créneau.
Devis et facture sont générés nativement, avec les taux de TVA propres à chaque ligne.

9. Arrivées, départs et ménage

La journée d'exploitation.

L'écran arrivées / départs enchaîne les check-in et les check-out du jour.
Le ménage se planifie chambre par chambre et se suit du côté de la gouvernante, avec un état d'avancement.
Les incidents et les interventions techniques se tracent sur la chambre concernée.
Les compteurs d'eau, d'électricité et de gaz se relèvent pour les séjours résidentiels.

10. Taxe de séjour

Calculée toute seule, au barème hôtelier.

Le barème dépend de la catégorie : palace, de 5 à 1 étoile, ou non classé au pourcentage plafonné.
La part départementale additionnelle s'ajoute automatiquement.
Les mineurs sont exonérés ; un occupant sans âge renseigné est compté comme adulte.
Un état récapitulatif donne à tout moment le montant à reverser, et le détail par séjour.

11. Facturation : devis, acompte, solde

La chaîne commerciale, entièrement native.

Depuis la fiche séjour : un devis à envoyer et faire signer, un acompte à la validation, puis une facture de solde au départ qui déduit l'acompte.
Le pourcentage et le déclenchement de l'acompte se règlent dans la configuration.
Tout ce qui est facturable est un produit ou un service natif Dolibarr : nuitées, pensions, options, salles, services.
La facture étant native, elle suit la chaîne habituelle de votre Dolibarr, y compris l'émission au format Factur-X vers une plateforme de dématérialisation.

12. Fiches de police

L'obligation d'accueil des voyageurs étrangers.

La fiche se saisit depuis l'arrivée, rattachée au séjour.
Elle est conservée pour la durée réglementaire, et chaque consultation est journalisée.
Les mineurs accompagnants figurent sur la fiche de l'accompagnant.

13. Registre de conformité

Trente et une obligations suivies, avec leurs échéances.

Le registre couvre les obligations propres à l'hôtellerie : établissement recevant du public de type O, système de sécurité incendie, réseaux d'eau chaude, hygiène alimentaire, licence de débit de boissons et permis d'exploitation, défibrillateur, affichages obligatoires.
Chaque ligne porte sa périodicité, sa dernière réalisation et sa prochaine échéance ; les retards remontent sur le tableau de bord.
La fiche établissement enregistre le classement, sa date de validité et les numéros de licence.

14. Services de l'établissement

Ce que votre hôtel propose, décrit une fois pour toutes.

Un catalogue de 98 services répartis en 14 groupes : parking, bien-être, restauration, loisirs, réception, animaux, transport, affaires, accès internet, extérieurs, bâtiment, sécurité, accessibilité.
Chaque service s'active ou non, se déclare gratuit, payant ou variable, et accepte une précision libre.
Les services actifs s'affichent sur la page publique de réservation.

15. Bar, restaurant, piscine et personnel

Les fonctions annexes, activables à la demande.

Le bar et le restaurant s'appuient sur le point de vente natif de Dolibarr, avec réservation de table.
La piscine dispose d'un registre de relevés et de cours de natation avec inscriptions.
Le personnel dispose d'un planning, d'un pointage et d'un suivi des habilitations.
Chacune de ces fonctions ne s'affiche que si vous l'activez : l'interface ne montre que ce que vous utilisez.

16. Liaisons avec Dolibarr

Le module ne fonctionne pas en vase clos : il s'articule avec les briques natives de Dolibarr.

Tiers (clients) : Chaque séjour est rattaché à un tiers Dolibarr ; l'historique des réservations reste accessible depuis la fiche tiers.
Produits et services : Types de chambre, options, formules de pension et salles de séminaire s'appuient sur des produits et services natifs : le catalogue, les tarifs et la comptabilité les voient comme n'importe quelle autre vente.
Devis et factures : Devis, acompte et facture de solde sont des pièces natives : elles suivent la numérotation, les modèles PDF et les circuits de validation de votre Dolibarr.
Facture électronique : Les pièces étant natives, l'émission au format Factur-X passe par la chaîne habituelle, sans traitement particulier pour l'hôtellerie.
Agenda et utilisateurs : Le planning du personnel et le pointage s'appuient sur les utilisateurs Dolibarr et leurs droits.
Documents : Plans d'étage, photos de chambre et pièces jointes des séjours sont rangés dans l'arborescence documentaire de Dolibarr.